Gdzie zgłosić inspektora danych osobowych?

Skargę na sposób przetwarzania danych kieruje się do Prezesa UODO, a nie do inspektora ochrony danych. Sprawdź, kiedy najpierw skontaktować się z administratorem i jak odróżnić skargę od zgłoszenia IOD.

Gdzie zgłosić problem z danymi osobowymi?

Określenie „inspektor danych osobowych” jest potoczne. Prawidłowa nazwa tej funkcji to inspektor ochrony danych, w skrócie IOD. Inspektor może być punktem kontaktowym w sprawach przetwarzania danych, ale nie jest urzędem przyjmującym skargi od obywateli. Wyznacza go administrator danych lub podmiot przetwarzający, a jego rola obejmuje między innymi doradzanie organizacji i wspieranie jej w przestrzeganiu przepisów.

Jeśli chcesz zakwestionować sposób wykorzystania swoich danych, skargę składa się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czyli Prezesa UODO. Nie należy kierować jej do IOD działającego w sklepie, firmie, urzędzie czy innym podmiocie. Inspektor może pomóc w kontakcie z organizacją i wyjaśnieniu sprawy, ale nie zastępuje organu nadzorczego, który rozpatruje skargi.

Warto rozróżnić trzy sytuacje: problem z własnymi danymi, zgłoszenie naruszenia ochrony danych oraz formalne zawiadomienie o wyznaczeniu lub odwołaniu IOD. Każda z nich ma inny cel i właściwy tryb. Ustalenie, z którą masz do czynienia, pozwala uniknąć wysłania pisma na niewłaściwy adres.

Kiedy najpierw skontaktować się z administratorem lub IOD?

Jeżeli problem dotyczy Twoich danych, pierwszym krokiem jest ustalenie, kto jest ich administratorem i czego dokładnie dotyczy sprawa. Administratorem może być na przykład sklep internetowy, pracodawca, usługodawca albo instytucja, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych. Informacji o administratorze należy szukać w polityce prywatności, regulaminie lub klauzuli informacyjnej.

Następnie skontaktuj się z administratorem, najlepiej przez IOD, jeśli organizacja go wyznaczyła. Dane kontaktowe inspektora powinny być udostępnione na stronie internetowej lub w materiałach informacyjnych podmiotu. Możesz opisać, czego oczekujesz, na przykład zażądać dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, albo wskazać, dlaczego sposób ich wykorzystania budzi Twoje zastrzeżenia.

Zobacz także: Jak wybrać bezpieczny hosting dla stron medycznych i farmaceutycznych w Kraju Saary

W korespondencji przedstaw sprawę jasno i podaj informacje potrzebne do jej odnalezienia, takie jak numer klienta, adres e-mail powiązany z kontem czy datę wcześniejszego kontaktu. Nie przesyłaj więcej danych, niż jest to konieczne. Zachowaj kopię swojego żądania, potwierdzenie jego wysłania oraz odpowiedź administratora. Dokumentacja może być istotna, jeśli później zdecydujesz się złożyć skargę do UODO.

Przykładowo, jeśli sklep internetowy odmawia dostępu do Twoich danych albo nie odpowiada na żądanie, najpierw zwróć się do administratora lub IOD sklepu. Jeżeli podmiot nie podejmie sprawy, odmówi realizacji żądania lub nie odpowie w wymaganym terminie, możesz skierować skargę do Prezesa UODO.

Zobacz także: X64 ile bit ma ta architektura?

Jak złożyć skargę do Prezesa UODO?

Skarga osoby fizycznej dotyczy przetwarzania jej własnych danych osobowych. UODO udostępnia odrębny formularz dla osób, które chcą złożyć taką skargę. Przed jego wypełnieniem sprawdź, jakich informacji wymaga, i opisz sprawę w sposób umożliwiający ustalenie, jaki podmiot przetwarza dane oraz na czym polega problem.

Skargę można wnieść w postaci papierowej, w tym złożyć w siedzibie urzędu, albo elektronicznie, między innymi za pomocą e-doręczeń. Aktualne informacje o dostępnych kanałach, wymaganiach formalnych i formularzu należy sprawdzić w serwisie UODO. Formalne podanie trzeba przekazać właściwym kanałem urzędowym, a nie na przypadkowy adres e-mail związany z inspektorem.

Może Cię zainteresować: Jak wykryć Pegasus na urządzeniach z Androidem?

Do skargi warto dołączyć kopie korespondencji z administratorem, jego odpowiedzi lub potwierdzenia braku odpowiedzi. Przedstaw chronologię zdarzeń i wskaż, jakiego działania oczekiwałeś. Opis powinien być konkretny: zamiast ogólnego stwierdzenia, że firma naruszyła Twoją prywatność, wyjaśnij, jakie dane są przetwarzane, przez kogo i dlaczego uważasz to za nieprawidłowe.

Nie wysyłaj skargi na ogólny adres e-mail IOD UODO. Inspektor tego urzędu nie rozpatruje skarg, nie przyjmuje zgłoszeń naruszeń ani zawiadomień o wyznaczeniu inspektora. Jego adres służy do kontaktu w sprawach dotyczących przetwarzania danych przez sam UODO, na przykład w kwestii dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia.

Może Cię zainteresować: Jaki laptop do gier warto wybrać na różne potrzeby?

Czym skarga różni się od zgłoszenia naruszenia?

Skarga dotyczy sposobu przetwarzania danych i praw osoby, której dane dotyczą. Zgłoszenie naruszenia ochrony danych to odrębna sprawa, związana z incydentem, który może zagrażać bezpieczeństwu danych, na przykład ich utratą, ujawnieniem nieuprawnionej osobie lub dostępem bez upoważnienia. Nie należy utożsamiać tych procedur ani kierować formalnego zawiadomienia na adres IOD UODO.

Właściwy kanał zależy od tego, kto składa pismo i jaki jest jego cel. Osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę na przetwarzanie jej danych. Administrator lub podmiot przetwarzający ma natomiast własne obowiązki związane z postępowaniem w przypadku naruszenia oraz z przekazywaniem wymaganych zawiadomień do organu nadzorczego. W obu przypadkach należy korzystać z kanałów wskazanych przez UODO, a nie z prywatnego kontaktu do inspektora.

Polecamy również: Jak wdrożyć RODO w szkole i zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych?

Jeśli nie masz pewności, czy opisać sprawę jako skargę, czy jako informację o naruszeniu, zacznij od precyzyjnego określenia, co się wydarzyło i jaki jest Twój związek ze sprawą. Gdy chodzi o odmowę realizacji Twojego prawa, brak odpowiedzi lub inne zastrzeżenia dotyczące własnych danych, właściwą drogą jest skarga osoby fizycznej. W razie wątpliwości sprawdź instrukcje UODO dotyczące konkretnego rodzaju pisma.

Kto zgłasza wyznaczenie lub odwołanie IOD?

Zawiadomienie o wyznaczeniu IOD, zmianie jego danych kontaktowych albo odwołaniu inspektora składa administrator lub podmiot przetwarzający. Nie jest to obowiązek obywatela, który chce poskarżyć się na sposób przetwarzania danych. Takie zawiadomienie trafia do Prezesa UODO, ale ma inny cel niż skarga osoby fizycznej.

Podmiot powinien przekazać imię i nazwisko inspektora oraz jego adres e-mail lub numer telefonu. Zawiadomienie musi być podpisane elektronicznie przez osobę uprawnioną do reprezentowania organizacji. Termin na zgłoszenie wynosi 14 dni od wyznaczenia IOD, zmiany jego danych lub odwołania. Obowiązek obejmuje więc nie tylko pierwsze powołanie inspektora, lecz także późniejsze aktualizacje informacji.

Przykładowo, gdy firma wyznacza nowego IOD, to firma, a nie jej klienci, zawiadamia o tym Prezesa UODO w ciągu 14 dni i przekazuje wymagane dane kontaktowe. Klient, który ma zastrzeżenia do wykorzystania swoich danych przez tę firmę, postępuje inaczej: kontaktuje się z administratorem lub jego inspektorem, a w razie braku rozwiązania sprawy składa skargę do Prezesa UODO.

Najważniejsza zasada jest prosta: IOD jest kontaktem w organizacji, a skargi na przetwarzanie danych kieruje się do Prezesa UODO. Z kolei formalne zgłoszenie wyznaczenia, zmiany danych lub odwołania inspektora należy do obowiązków administratora albo podmiotu przetwarzającego.

Wykorzystane materiały

https://uodo.gov.pl/pl/504
https://uodo.gov.pl/pl/492/2464
https://uodo.gov.pl/pl
https://www.uodo.gov.pl/pl/499/3620
https://bip.uodo.gov.pl/pl/120